Workflows in Sinnabschnitte aufteilen
Der häufigste Fehler beim Aufbau komplexer Automatisierungen: alles in einem einzigen Workflow. Das Ergebnis ist ein langer, schwer lesbarer Canvas, den nach einigen Wochen niemand mehr ohne Mühe versteht — und in dem ein Fehler im letzten Schritt dazu führt, dass der gesamte Workflow neu gestartet werden muss.
Das Gegenmittel ist einfach: einen komplexen Prozess in logische Sinnabschnitte aufteilen und jeden Abschnitt als eigenen Workflow bauen.
Was ist ein Sinnabschnitt?
Ein Sinnabschnitt ist ein abgeschlossener, wiederverwendbarer Teil eines Prozesses — mit einer klar definierten Eingabe und einer klar definierten Ausgabe.
Ein Beispiel: die automatisierte Verarbeitung eingehender Rechnungen lässt sich in diese Sinnabschnitte zerlegen:
Workflow 1: E-Mail empfangen & Anhang extrahieren
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Workflow 2: Rechnungsdaten extrahieren
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Workflow 3: Daten ins ERP-System schreiben
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Workflow 4: Bestätigungs-E-Mail senden
Jeder dieser Workflows ist eigenständig testbar, unabhängig wartbar und bei Bedarf in anderen Prozessen wiederverwendbar. Wenn das ERP-System wechselt, muss nur Workflow 3 angepasst werden — die anderen bleiben unverändert.
Workflows verbinden: Source und Receiver
Die Übergabe zwischen zwei Workflows funktioniert in 42°OS über eine Source-Receiver-Verbindung:
- Der letzte Agent im ersten Workflow ist als Source konfiguriert
- Der erste Agent im zweiten Workflow ist als Receiver konfiguriert
Die Ausgabe des Source-Agents wird automatisch als Eingabe an alle verbundenen Receiver-Agenten übergeben. Die Nachrichtenstruktur bleibt dabei erhalten — alle Felder die im ersten Workflow zusammengestellt wurden, stehen im zweiten Workflow zur Verfügung.
Konfiguration
Im ersten Workflow — letzter Agent als Source einrichten:
- Agent öffnen
- Verbindungstyp auf Source setzen
- Den Ziel-Workflow oder Ziel-Agent auswählen
Im zweiten Workflow — erster Agent als Receiver einrichten:
- Agent öffnen
- Verbindungstyp auf Receiver setzen
- Den Quell-Workflow oder Quell-Agent auswählen
Ein Receiver, viele Sources
Ein Receiver kann von mehreren Source-Agenten befüllt werden. Das ist nützlich wenn derselbe Folge-Workflow von verschiedenen Eingangspunkten aus erreicht werden kann:
Workflow A: E-Mail-Eingang ──→ Receiver: Rechnungsverarbeitung
Workflow B: SMB-Share ────────→ Receiver: Rechnungsverarbeitung
Workflow C: Web-Formular ─────→ Receiver: Rechnungsverarbeitung
Die Rechnungsverarbeitung läuft immer gleich ab — unabhängig davon woher das Dokument kommt.
Vorteile im Überblick
Wartbarkeit — jeder Workflow ist kurz genug um auf einen Blick verstanden zu werden. Änderungen sind lokalisiert.
Testbarkeit — jeder Abschnitt kann isoliert mit einem Manual Message Agent getestet werden, ohne den gesamten Prozess durchlaufen zu müssen.
Wiederverwendbarkeit — ein Workflow zur Datenextraktion kann von mehreren übergeordneten Workflows aufgerufen werden.
Fehlertoleranz — wenn Workflow 3 fehlschlägt, müssen Workflows 1 und 2 nicht erneut durchlaufen werden.
Wann ist ein Abschnitt "sinnvoll"?
Eine gute Faustregel: ein Sinnabschnitt endet dort, wo ein Ergebnis vorliegt das eigenständig Bedeutung hat. Die Extraktion der Rechnungsdaten ist ein solches Ergebnis — sie ist abgeschlossen, prüfbar und kann weitergegeben werden. Die Verbindung zum ERP-System ist ein weiterer Schritt mit einem eigenen, eigenständigen Ergebnis.
Wenn du dir nicht sicher bist ob eine Aufteilung sinnvoll ist, frag dich: Würde ich diesen Schritt auch in einem anderen Prozess brauchen? Wenn ja — eigener Workflow.