Benutzerverwaltung
Die Benutzerverwaltung ist der zentrale Ort, an dem du Benutzerkonten anlegst, Rollen vergibst und Accounts bei Bedarf deaktivierst. Sie ist ausschließlich für Admins zugänglich.
Neuen Benutzer anlegen
- Öffne die Benutzerverwaltung
- Klicke auf Neuer Benutzer
- Fülle die Pflichtfelder aus:
- Name — Anzeigename des Benutzers
- E-Mail-Adresse — wird als Login-Name verwendet
- Rolle — Admin, Workflow-User oder Clerk
- Bestätige mit Erstellen
Der neue Benutzer erhält eine E-Mail mit seinen Zugangsdaten oder einem Link zur Passwort-Einrichtung.
Rollen vergeben und ändern
Die Rolle bestimmt was ein Benutzer in 42°OS sehen und tun kann. Eine Übersicht der Rollen und ihrer Rechte findest du in Modul 1 — Benutzerrollen.
Die Rolle eines bestehenden Benutzers kannst du jederzeit ändern — öffne dazu den Benutzer in der Verwaltung und passe die Rolle an. Die Änderung wirkt sich sofort aus.
Wenn ein Workflow-User auf Clerk herabgestuft wird, verliert er sofort den Zugriff auf den Workflow-Designer und alle laufenden Workflows in seinem Account. Stelle sicher, dass laufende Prozesse vorher auf einen anderen Account übertragen wurden.
Benutzer deaktivieren
Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt oder ein Account nicht mehr gebraucht wird, sollte er deaktiviert statt gelöscht werden. So bleibt die Ausführungshistorie im Run Inspector erhalten und Workflows, die unter diesem Account liefen, sind weiterhin nachvollziehbar.
Zentrale Prozess-Accounts verwalten
Bei den meisten Kunden werden Workflow-User nicht als persönliche Accounts angelegt, sondern als zentrale Prozess-Accounts — einer pro automatisiertem Fachbereich. Diese Accounts laufen unabhängig von einzelnen Mitarbeitern und sollten entsprechend benannt sein.
Empfehlung für die Benennung:
| Prozess | Account-Name |
|---|---|
| Rechnungsverarbeitung | svc_42os_rechnungsverarbeitung |
| Auftragsverarbeitung | svc_42os_auftragsverarbeitung |
| Allgemein / Pilot | svc_42os_automation |
Die Zugangsdaten dieser Accounts sollten sicher verwahrt und nicht an einzelne Personen weitergegeben werden — idealerweise in einem Passwort-Manager des Kunden hinterlegt, auf den mehrere berechtigte Personen Zugriff haben.