Benutzerrollen in 42°OS
42°OS kennt drei Benutzerrollen mit klar abgestuften Rechten. Welche Rolle ein Benutzer hat, bestimmt was er in der Plattform sehen und tun kann.
Übersicht
| Admin | Workflow-User | Clerk | |
|---|---|---|---|
| Workflows erstellen und bearbeiten | ✓ | ✓ | – |
| Eigene Dateien verwalten | ✓ | ✓ | – |
| Datenbank-Tabellen anlegen | ✓ | ✓ | – |
| Credentials verwalten | ✓ | ✓ | – |
| Human Tasks bearbeiten | ✓ | ✓ | ✓ |
| Benutzerverwaltung | ✓ | – | – |
| In andere Konten einloggen | ✓ | – | – |
| Dateien aller Benutzer einsehen | ✓ | – | – |
Admin
Der Admin hat vollständigen Zugriff auf die gesamte Plattform. Neben allem was ein Workflow-User tun kann, stehen ihm zusätzlich administrative Funktionen zur Verfügung:
- Benutzerverwaltung — neue Benutzer anlegen, Rollen vergeben, Konten deaktivieren
- Einblick in alle Konten — der Admin kann sich in das Konto eines anderen Benutzers einloggen, um Fehler zu analysieren oder Support zu leisten
- Dateizugriff — der Admin sieht die Dateien aller Benutzer im File Browser, nicht nur seine eigenen
In der Praxis gibt es in der Regel einen oder wenige Admins pro Installation — typischerweise die Person, die 42°OS eingerichtet hat oder die technische Verantwortung trägt.
Workflow-User
Der Workflow-User ist die zentrale Rolle für den Betrieb von 42°OS. In der Praxis ist er bei den meisten Kunden kein persönlicher Benutzeraccount, sondern ein zentraler, prozessgebundener Account — vergleichbar mit einem virtuellen Mitarbeiter.
Warum ein zentraler Account?
Die Prozesse, die 42°OS automatisiert — Rechnungsverarbeitung, Auftragsverarbeitung, Dokumentenklassifizierung — gehören nicht einer einzelnen Person, sondern dem Unternehmen. Es macht deshalb wenig Sinn, sie an den Account eines bestimmten Mitarbeiters zu knüpfen. Was passiert wenn dieser Mitarbeiter krank ist, die Rolle wechselt oder das Unternehmen verlässt?
Ein zentraler Workflow-User-Account löst dieses Problem: er läuft unabhängig von Personalveränderungen, ist klar einem Prozess oder Fachbereich zuzuordnen und kann von den zuständigen Administratoren verwaltet werden.
Einrichtung in der Praxis
Der zentrale Workflow-User-Account wird in der Regel als eigener Eintrag im Active Directory des Kunden angelegt — wie ein neuer Mitarbeiter, nur virtuell. Typische Benennung:
svc_42os_rechnungsverarbeitung
svc_42os_auftragsverarbeitung
Dieser Account erhält dann die notwendigen Berechtigungen — zum Beispiel Lesezugriff auf bestimmte Netzlaufwerke oder ein dediziertes E-Mail-Postfach — und wird in 42°OS als Workflow-User angelegt.
Was ein Workflow-User kann
- Workflows erstellen, bearbeiten und ausführen
- Projekte anlegen und verwalten
- Dateien im File Browser einsehen und herunterladen
- Tabellen im Internal Storage anlegen und verwalten
- Credentials für externe Systeme hinterlegen
- Human Tasks erstellen und bearbeiten
Clerk / Sachbearbeiter
Der Clerk ist die einfachste Rolle und für Mitarbeitende gedacht, die nicht selbst Workflows bauen, aber im Rahmen eines Workflows Entscheidungen treffen oder Informationen bestätigen sollen.
Ein Clerk kann ausschließlich Human Tasks bearbeiten — also Aufgaben, die ein Workflow gezielt an einen Menschen weitergibt, weil eine manuelle Prüfung oder Entscheidung nötig ist. Er hat keinen Zugriff auf den Workflow-Designer, den File Browser oder andere Bereiche der Plattform.
Immer dann, wenn ein Mitarbeiter Teil eines automatisierten Prozesses ist — zum Beispiel zur Rechnungsfreigabe, Qualitätsprüfung oder Ausnahmebehandlung — aber keinen Einblick in die Workflow-Logik braucht oder haben soll.
Rollen in der Praxis
Eine typische Einrichtung bei einem Kunden sieht so aus:
- 1 Admin — IT-Verantwortlicher oder externer Partner
- 1–3 Workflow-User — zentrale Prozess-Accounts, je einer pro automatisiertem Fachbereich
- beliebig viele Clerks — Sachbearbeiter, die Human Tasks in ihren Arbeitsalltag integrieren
Kunde: Mustermann GmbH
│
├── Admin: it-admin@mustermann.de
│
├── Workflow-User: svc_42os_rechnungsverarbeitung
├── Workflow-User: svc_42os_auftragsverarbeitung
│
├── Clerk: m.mueller@mustermann.de
├── Clerk: s.schmidt@mustermann.de
└── Clerk: t.wagner@mustermann.de