Einheit 8 — Wie Systeme zusammenspielen
Was du nach dieser Einheit weißt: Du verstehst warum Daten zwischen Systemen fließen müssen, welche Probleme dabei entstehen und wo Automatisierung ansetzt.
Das Grundproblem: Datensilos
In einem typischen Industrieunternehmen existieren dieselben Daten in mehreren Systemen:
- Der Kunde steht im ERP (als Debitor), im CRM (als Kontakt) und im DMS (als Ordner).
- Eine Bestellung kommt per E-Mail an, wird im ERP als Auftrag erfasst und das Bestell-PDF wird im DMS abgelegt.
- Der Lagerbestand steht im ERP, wird aber auch in einer Excel-Tabelle gepflegt, die der Lagerleiter seit Jahren führt.
Wenn diese Systeme nicht verbunden sind, entsteht ein Datensilo: jedes System hat seine eigene Version der Wahrheit, und diese Versionen weichen voneinander ab. Der Kundenname ist im CRM aktualisiert, aber im ERP noch falsch. Die Bestellung ist im ERP erfasst, aber dem DMS fehlt das PDF.
Wie Systeme verbunden werden
Es gibt verschiedene Wege, Systeme zu verbinden:
Manuelle Übertragung
Ein Mitarbeiter liest Daten in System A ab und tippt sie in System B ein. Das ist der häufigste Weg — und der fehleranfälligste. Tippfehler, vergessene Einträge und Zeitverzögerungen sind die Folge.
Beispiel: Der Vertriebler schaut im CRM nach der Kundenadresse und tippt sie manuell ins ERP-Angebot.
Dateibasierter Austausch (Export/Import)
System A exportiert Daten als Datei (CSV, Excel, XML). Ein Mitarbeiter überträgt die Datei zu System B, das sie importiert.
Beispiel: Das ERP exportiert jede Nacht eine CSV-Datei mit neuen Aufträgen, die ins BI-Tool importiert wird.
Schnittstellen (APIs)
System A bietet eine API an (wie in Kurs 3 beschrieben). System B ruft diese API auf, um Daten abzufragen oder zu übertragen — automatisch und in Echtzeit.
Beispiel: Wenn im CRM ein Kontakt als „Kunde" markiert wird, legt eine Automatisierung über die ERP-API automatisch einen Debitor im ERP an.
Middleware / Integrationsplattformen
Eine Zwischenschicht (Middleware) vermittelt zwischen den Systemen. Sie übersetzt Formate, transformiert Daten und steuert den Fluss.
Beispiel: 42°OS als Integrationsplattform — ein Workflow empfängt eine Bestellung per E-Mail, extrahiert die Daten, und legt den Auftrag über die API im ERP an.
Typische Integrationsprobleme
Datenqualität
Wenn Daten manuell erfasst werden, schleichen sich Fehler ein. „Müller GmbH", „Mueller GmbH" und „Müller" sind im System drei verschiedene Kunden. Automatisierungen die auf exakte Übereinstimmung angewiesen sind, scheitern an solchen Inkonsistenzen.
Fehlende Zuordnung
System A kennt den Kunden unter der Nummer K-1042, System B unter der Nummer 50042. Wie findet die Automatisierung den richtigen Datensatz? Diese Mapping-Frage (welche ID in System A entspricht welcher ID in System B) ist eines der häufigsten Probleme bei Integrationen.
Unterschiedliche Datenmodelle
Im CRM hat ein Kunde eine einzige Adresse. Im ERP hat er eine Rechnungsadresse, eine Lieferadresse und eine Korrespondenzadresse. Wohin schreibt die Automatisierung die Adresse aus dem CRM?
Zeitverhalten
Manche Systeme werden in Echtzeit aktualisiert, andere nur einmal am Tag. Wenn die Automatisierung den Lagerbestand im ERP abfragt, aber das ERP den Wareneingang von heute Morgen noch nicht verbucht hat, arbeitet sie mit veralteten Daten.
Berechtigungen
Jedes System hat eigene Benutzer und Berechtigungen. Eine Automatisierung braucht einen technischen Benutzer (Service Account) der in jedem beteiligten System die nötigen Rechte hat — aber nicht mehr als nötig.
Wo Automatisierung ansetzt
Automatisierung löst nicht das Problem, dass es mehrere Systeme gibt. Sie löst das Problem, dass Menschen Daten zwischen diesen Systemen übertragen, abgleichen und prüfen müssen.
Typische Automatisierungsszenarien in der Systemintegration:
| Szenario | Von | Nach | Was passiert |
|---|---|---|---|
| Auftragserfassung | E-Mail / PDF | ERP | Bestelldaten aus Dokument extrahieren, Auftrag anlegen |
| Rechnungsprüfung | E-Mail / DMS | ERP | Rechnungsdaten extrahieren, mit Bestellung abgleichen, buchen |
| Kundensynchronisation | CRM | ERP | Neuen Kunden im ERP anlegen wenn er im CRM erfasst wird |
| Bestandsabfrage | ERP | Webshop | Aktuelle Lagerbestände im Onlineshop anzeigen |
| Dokumentenablage | DMS | Eingehende Belege automatisch klassifizieren und ablegen | |
| Zahlungsabgleich | Bank (Kontoauszug) | ERP | Zahlungseingänge den offenen Rechnungen zuordnen |
Der rote Faden
Wenn du dir eines aus diesem Kurs merkst, dann das:
Geschäftsprozesse erzeugen Daten. Diese Daten leben in verschiedenen Systemen. Automatisierung verbindet diese Systeme und macht die Datenübertragung schneller, zuverlässiger und nachvollziehbarer als ein Mensch es könnte.
Jede Automatisierung, die du in 42°OS baust, setzt genau an einer dieser Stellen an: sie empfängt Daten (aus E-Mails, Dateien, APIs), verarbeitet sie (extrahieren, prüfen, transformieren) und übergibt sie an ein Zielsystem (ERP, DMS, Datenbank, E-Mail).
Wenn du verstehst welche Daten warum wohin fließen müssen, kannst du jede Anforderung einordnen — egal wie technisch sie formuliert ist.