Einheit 7 — IT-Systeme im Überblick
Was du nach dieser Einheit weißt: Du kennst die wichtigsten IT-Systeme in einem Industrieunternehmen — was sie tun, welche Daten sie verwalten und wo ihre Grenzen liegen.
Warum mehrere Systeme?
Eine naheliegende Frage: Warum hat ein Unternehmen nicht einfach ein System für alles?
Die kurze Antwort: Weil kein System alles gut kann. Ein System das Buchhaltung, Lagerverwaltung, Kundenbeziehungen, Dokumentenmanagement und Fertigung gleichzeitig abdeckt, wäre so komplex dass es unbenutzbar wird. In der Praxis gibt es deshalb spezialisierte Systeme — jedes gut in seinem Bereich, aber keines gut in allem.
Das hat eine direkte Konsequenz für Automatisierung: Daten liegen in verschiedenen Systemen. Wer Prozesse automatisiert, muss diese Systeme verbinden.
ERP-System
ERP steht für Enterprise Resource Planning — Unternehmensressourcenplanung.
Das ERP-System ist das Herzstück der IT in einem Industrieunternehmen. Es verwaltet die meisten Stamm- und Bewegungsdaten und deckt typischerweise folgende Bereiche ab:
- Vertrieb — Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen
- Einkauf — Bestellungen, Wareneingänge, Eingangsrechnungen
- Lagerverwaltung — Bestände, Buchungen, Inventur
- Fertigung — Stücklisten, Arbeitspläne, Fertigungsaufträge
- Buchhaltung — Debitoren, Kreditoren, Sachkonten, Zahlungen
- Controlling — Kostenrechnung, Kostenstellen, Budgets
Bekannte ERP-Systeme:
- SAP (S/4HANA, Business One) — Marktführer, sehr verbreitet in großen und mittelständischen Unternehmen
- Microsoft Dynamics 365 (Business Central, Finance & Operations)
- Sage (100, X3)
- Infor
- proALPHA
- Abas
- Haufe X360
Was das für Automatisierung bedeutet: Das ERP ist das System, in das die meisten Automatisierungen hinein- oder aus dem sie herausschreiben. Wenn du Daten per API überträgst, ist das Ziel oder die Quelle fast immer das ERP.
CRM-System
CRM steht für Customer Relationship Management — Kundenbeziehungsmanagement.
Ein CRM verwaltet alles was mit der Beziehung zum Kunden zu tun hat — Kontakte, Gesprächsnotizen, Verkaufschancen (Opportunities), Aktivitäten, Kampagnen. Es ist das primäre Werkzeug des Vertriebs.
Was ein CRM typischerweise verwaltet:
- Kontaktdaten (Firmen und Ansprechpartner)
- Verkaufschancen und deren Status (Pipeline)
- Aktivitäten (Anrufe, E-Mails, Besuche, Aufgaben)
- Angebote (oft einfacher als im ERP)
- Berichte und Dashboards über Vertriebsleistung
Abgrenzung zum ERP: Das ERP verwaltet den formalen Geschäftsprozess (Auftrag, Lieferung, Rechnung). Das CRM verwaltet die Beziehung davor und daneben — den Weg vom ersten Kontakt bis zum Auftrag (und die Pflege danach). In der Praxis überlappen sich die beiden Systeme bei den Kundenstammdaten, was regelmäßig zu Synchronisierungsproblemen führt.
Bekannte CRM-Systeme:
- Salesforce — Marktführer im CRM-Bereich
- HubSpot
- Microsoft Dynamics 365 Sales
- Pipedrive
- Zoho CRM
DMS — Dokumentenmanagement-System
Ein DMS verwaltet Dokumente digital — Verträge, Rechnungen, Zeichnungen, Korrespondenz, Protokolle. Es löst das Problem, dass Dokumente sonst in E-Mail-Postfächern, auf Netzlaufwerken und in Schubladen verstreut sind.
Was ein DMS typischerweise bietet:
- Zentrale Ablage aller Dokumente
- Versionierung (wer hat wann was geändert?)
- Volltextsuche (auch in gescannten Dokumenten per OCR)
- Berechtigungssteuerung (wer darf was sehen?)
- Verknüpfung mit Geschäftsvorfällen (die Rechnung ist dem Auftrag zugeordnet)
- Workflows für Freigaben (z. B. Rechnungsfreigabe)
Bekannte DMS:
- ELO
- DocuWare
- d.velop
- M-Files
- SharePoint (kann als DMS eingesetzt werden)
Was das für Automatisierung bedeutet: Wenn du Dokumente automatisiert verarbeitest, ist das DMS oft die Quelle (Dokumente kommen aus dem DMS) oder das Ziel (verarbeitete Dokumente werden im DMS abgelegt).
File-Server / Netzlaufwerke
Ein File-Server ist die einfachste Form der gemeinsamen Dateiablage — ein Server im Netzwerk, auf dem Ordner und Dateien liegen, auf die mehrere Mitarbeiter zugreifen können.
Im Unterschied zu einem DMS bietet ein File-Server:
- Keine Versionierung (eine Datei wird überschrieben, die alte Version ist weg)
- Keine Volltextsuche in Dokumenteninhalten
- Keine Verknüpfung mit Geschäftsvorfällen
- Nur einfache Ordnerstrukturen und Berechtigungen
Trotzdem sind File-Server in vielen Unternehmen noch die wichtigste Ablage — aus Gewohnheit, aus Kostengründen oder weil kein DMS eingeführt wurde.
Was das für Automatisierung bedeutet: Viele Automatisierungen starten damit, Dateien von einem Netzlaufwerk abzuholen (z. B. alle neuen PDFs im Ordner „Eingangsrechnungen") oder Ergebnisse dort abzulegen. Der Zugriff erfolgt typischerweise über SMB (Server Message Block) — ein Netzwerkprotokoll für Dateizugriff.
Weitere Systeme
E-Mail-Server (Exchange, Gmail)
E-Mail ist nach wie vor der wichtigste Kommunikationskanal in Unternehmen. Bestellungen, Rechnungen, Anfragen, Reklamationen — vieles kommt per E-Mail. Für Automatisierung ist der E-Mail-Server oft der Startpunkt: „Wenn eine E-Mail mit Betreff X im Postfach Y ankommt, starte Prozess Z."
BI-Tools (Business Intelligence)
BI-Tools wie Power BI, Tableau oder Qlik werten Daten aus und machen sie in Dashboards und Berichten sichtbar. Sie produzieren keine Daten — sie konsumieren Daten aus anderen Systemen (ERP, CRM, Datenbanken) und bereiten sie visuell auf.
EDI (Electronic Data Interchange)
EDI ist kein System, sondern ein Verfahren für den automatisierten Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen Unternehmen — Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen werden in einem standardisierten elektronischen Format direkt zwischen den Systemen ausgetauscht, ohne dass ein Mensch eingreift.
EDI ist die älteste Form der Prozessautomatisierung zwischen Unternehmen und in der Automobilindustrie und dem Handel weit verbreitet.
MES (Manufacturing Execution System)
Ein MES steuert und überwacht die Fertigung in Echtzeit — Maschinenzustände, Produktionsfortschritt, Qualitätsdaten. Es sitzt zwischen dem ERP (das plant) und den Maschinen (die ausführen). Für die meisten Automatisierungsprojekte im Verwaltungsbereich nicht direkt relevant, aber gut zu wissen dass es existiert.
Zusammenfassung
| System | Kernaufgabe | Wichtigste Daten |
|---|---|---|
| ERP | Geschäftsprozesse und Ressourcen verwalten | Stammdaten, Aufträge, Bestände, Buchungen |
| CRM | Kundenbeziehungen pflegen | Kontakte, Verkaufschancen, Aktivitäten |
| DMS | Dokumente verwalten | Verträge, Rechnungen, Korrespondenz |
| File-Server | Dateien ablegen | Alles was keinen festen Platz hat |
| Kommunikation | Bestellungen, Anfragen, Belege als Anhang | |
| BI-Tools | Daten auswerten und visualisieren | Berichte, Dashboards, KPIs |
| EDI | Dokumente automatisiert zwischen Unternehmen austauschen | Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen |
| MES | Fertigung in Echtzeit steuern | Maschinendaten, Produktionsfortschritt |