Glossar — Alle Begriffe auf einen Blick
Ein Nachschlagewerk aller Fachbegriffe aus diesem Kurs, alphabetisch sortiert.
A
Angebot (Quotation) Ein Dokument das der Vertrieb an einen Kunden schickt. Enthält Artikel, Mengen, Preise, Lieferzeit und Zahlungsbedingungen. Noch nicht bindend — der Kunde muss es erst annehmen.
Arbeitsplan (Routing) Beschreibt die Reihenfolge der Arbeitsschritte in der Fertigung: welche Maschine, welcher Arbeitsschritt, wie lange. Zusammen mit der Stückliste die Grundlage für die Produktionsplanung.
Artikel (Item / Material) Alles was ein Unternehmen kauft, lagert, verarbeitet oder verkauft — Rohmaterial, Zukaufteile, Halbfertigprodukte, Fertigprodukte, Verbrauchsmaterial. Jeder Artikel hat eine eindeutige Artikelnummer.
Auftragsbestätigung (Order Confirmation) Ein Dokument das bestätigt, dass eine Bestellung angenommen wurde. Enthält die vereinbarten Konditionen (Menge, Preis, Liefertermin). Wird sowohl im Vertrieb (an den Kunden) als auch im Einkauf (vom Lieferanten) verwendet.
B
BANF (Bestellanforderung) Ein internes Dokument das den Einkauf auffordert, etwas zu bestellen. Muss oft genehmigt werden, bevor die eigentliche Bestellung ausgelöst wird.
Beleg Sammelbezeichnung für jedes Dokument das einen Geschäftsvorfall belegt — Rechnungen, Lieferscheine, Buchungsbelege, Gutschriften. Grundsatz der Buchhaltung: „Keine Buchung ohne Beleg."
Bestellung (Purchase Order / PO) Ein Dokument mit dem ein Unternehmen Waren oder Dienstleistungen bei einem Lieferanten bestellt. Enthält Bestellnummer, Artikel, Mengen, Preise und Liefertermin. Rechtlich bindend.
Bewegungsdaten (Transaction Data) Daten die bei jedem Geschäftsvorfall neu entstehen — Bestellungen, Rechnungen, Wareneingänge, Buchungen. Im Gegensatz zu Stammdaten verändern sie sich ständig und verweisen immer auf Stammdaten.
BI (Business Intelligence) Software zur Auswertung und Visualisierung von Unternehmensdaten. Erstellt Berichte, Dashboards und Kennzahlen aus Daten verschiedener Quellsysteme. Beispiele: Power BI, Tableau, Qlik.
Buchung Ein Eintrag in der Buchhaltung der einen Geschäftsvorfall dokumentiert. Jede Buchung hat ein Soll- und ein Haben-Konto (doppelte Buchführung).
C
CRM (Customer Relationship Management) Ein System zur Pflege von Kundenbeziehungen. Verwaltet Kontakte, Verkaufschancen, Aktivitäten und Kampagnen. Das primäre Werkzeug des Vertriebs vor der Auftragserfassung. Beispiele: Salesforce, HubSpot.
D
Debitor Ein Geschäftspartner der dem Unternehmen Geld schuldet — in der Regel ein Kunde. Der Buchhaltungsbegriff für das, was der Vertrieb „Kunde" nennt.
DMS (Dokumentenmanagement-System) Ein System zur zentralen Verwaltung von Dokumenten. Bietet Versionierung, Volltextsuche, Berechtigungen und Verknüpfung mit Geschäftsvorfällen. Beispiele: ELO, DocuWare, d.velop.
Drei-Wege-Abgleich (Three-Way Match) Prüfverfahren in der Rechnungsprüfung: Stimmen Bestellung, Wareneingang und Rechnung überein? Erst bei Übereinstimmung wird die Rechnung zur Zahlung freigegeben.
E
EDI (Electronic Data Interchange) Verfahren für den automatisierten Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen Unternehmen in standardisierten elektronischen Formaten. Weit verbreitet in der Automobil- und Handelsbranche.
Eingangsrechnung Eine Rechnung die das Unternehmen von einem Lieferanten erhält. Wird in der Kreditorenbuchhaltung geprüft und gebucht.
ERP (Enterprise Resource Planning) Das zentrale Informationssystem eines Unternehmens. Verwaltet Stammdaten, Geschäftsprozesse (Vertrieb, Einkauf, Lager, Fertigung, Buchhaltung) und Bewegungsdaten. Beispiele: SAP, Microsoft Dynamics 365, Sage.
F
Fertigungsauftrag (Production Order) Ein Auftrag an die Produktion, eine bestimmte Menge eines Artikels herzustellen. Wird aus Kundenaufträgen oder der Produktionsplanung abgeleitet.
File-Server / Netzlaufwerk Ein Server im Netzwerk auf dem Dateien in Ordnerstrukturen abgelegt und gemeinsam genutzt werden. Einfacher als ein DMS, aber ohne Versionierung oder Volltextsuche.
G
Gutschrift (Credit Note) Ein Dokument das eine Forderung reduziert — im Grunde eine „negative Rechnung". Wird bei Reklamationen, Rücksendungen oder Preiskorrekturen erstellt.
I
Inventur Die Bestandsaufnahme aller Lagerbestände. Dabei wird der tatsächliche physische Bestand gezählt und mit dem Buchbestand (was das System sagt) verglichen. Gesetzlich vorgeschrieben.
K
Kommissionierung (Picking) Das Zusammenstellen einer Lieferung im Lager. Ein Mitarbeiter sammelt die bestellten Artikel anhand einer Kommissionierliste (Pickliste) aus den Regalen.
Kondition / Preiskondition (Pricing Condition) Regel die bestimmt, welcher Preis für einen bestimmten Kunden, Artikel oder Auftrag gilt. Kann Rabatte, Zuschläge, Staffelpreise und Sonderkonditionen umfassen.
Kostenstelle (Cost Center) Eine organisatorische Einheit der Kostenrechnung — typischerweise eine Abteilung oder ein Bereich. Beantwortet die Frage: „Wo sind die Kosten entstanden?"
Kreditor Ein Geschäftspartner dem das Unternehmen Geld schuldet — in der Regel ein Lieferant. Der Buchhaltungsbegriff für das, was der Einkauf „Lieferant" nennt.
L
Lagerort (Storage Location) Ein definierter Bereich innerhalb eines Werks, in dem Material gelagert wird. Jeder Lagerort hat eine eigene Kennung und eigene Bestände.
Lieferschein (Delivery Note) Ein Dokument das die physische Lieferung begleitet. Listet auf was geliefert wurde (Artikel, Mengen). Enthält keine Preise.
M
Mahnwesen (Dunning) Der Prozess der Zahlungserinnerung wenn ein Kunde nicht fristgerecht zahlt. Stufen: Zahlungserinnerung → 1. Mahnung → 2. Mahnung → Inkasso.
Mapping Die Zuordnung von Datensätzen zwischen zwei Systemen. Beispiel: Kunde K-1042 in System A entspricht Kunde 50042 in System B.
Materialnummer Siehe Artikelnummer. In SAP-Umgebungen der gebräuchliche Begriff.
MES (Manufacturing Execution System) System zur Echtzeitsteuerung und -überwachung der Fertigung. Sitzt zwischen ERP (Planung) und Maschinensteuerung (Ausführung).
N
Nummernkreis (Number Range) Ein vordefinierter Bereich aus dem eindeutige Nummern vergeben werden — für Kunden, Lieferanten, Artikel, Belege usw. Stellt sicher, dass keine Nummer doppelt vergeben wird.
O
Offener Posten (Open Item) Eine Forderung oder Verbindlichkeit die noch nicht bezahlt wurde. „Offene Posten" ist die Liste aller unbezahlten Rechnungen — sowohl die eigenen an Kunden (Debitoren) als auch die von Lieferanten (Kreditoren).
P
Pipeline (Sales Pipeline) Im CRM die Darstellung aller laufenden Verkaufschancen nach ihrem Status — von der ersten Anfrage bis zum Abschluss. Zeigt, welcher Umsatz in Aussicht steht.
R
Rechnung (Invoice) Das rechtlich verbindliche Dokument das den Kunden zur Zahlung verpflichtet. Muss gesetzliche Pflichtangaben enthalten (Rechnungsnummer, Steuernummer, USt-Betrag usw.).
S
Sachkonto (General Ledger Account / G/L Account) Ein Konto in der Buchhaltung, auf dem eine bestimmte Art von Geschäftsvorfall gebucht wird — z. B. Umsatzerlöse, Materialkosten, Porto. Sachkonten bilden den Kontenplan.
Skonto (Cash Discount) Ein Preisnachlass der gewährt wird, wenn der Kunde innerhalb einer verkürzten Frist zahlt. Beispiel: „2% Skonto bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen."
SMB (Server Message Block) Ein Netzwerkprotokoll für den Zugriff auf gemeinsam genutzte Dateien und Drucker im Netzwerk. Wird für den Zugriff auf File-Server und Netzlaufwerke verwendet.
Stammdaten (Master Data) Die dauerhaften Grunddaten eines Unternehmens — Kunden, Lieferanten, Artikel, Lagerorte. Ändern sich selten und bilden die Grundlage für alle Geschäftsvorfälle.
Stückliste (Bill of Materials / BOM) Eine Liste aller Teile und Materialien die in ein Produkt eingehen, jeweils mit Menge. Kann mehrstufig sein (eine Baugruppe hat selbst eine Stückliste). Zentrale Stammdaten in der Fertigung.
U
Umlagerung (Stock Transfer) Die Bewegung von Material innerhalb des Unternehmens — z. B. vom Hauptlager ins Produktionslager.
W
Wareneingang (Goods Receipt) Die Annahme und Buchung von gelieferter Ware. Beim Wareneingang wird geprüft ob Menge und Qualität stimmen, und der Lagerbestand wird erhöht.
Warenausgang (Goods Issue) Die Entnahme und Buchung von Ware aus dem Lager — für Versand an Kunden oder für die Fertigung. Der Lagerbestand wird reduziert.
Werk (Plant) Ein Standort eines Unternehmens — z. B. ein Produktionswerk, ein Lagerstandort oder ein Verwaltungsgebäude. Ein Unternehmen kann mehrere Werke haben, jedes mit eigenen Lagern und eigener Organisation.
Z
Zahlungsavis (Remittance Advice) Ein Dokument das der Zahlende dem Empfänger mitschickt, um mitzuteilen welche Rechnungen mit der Zahlung beglichen werden. Wichtig wenn eine Überweisung mehrere Rechnungen abdeckt.
Zahlungsbedingungen (Payment Terms) Vereinbarung zwischen Geschäftspartnern, wann und wie bezahlt wird. Beispiel: „30 Tage netto, 2% Skonto bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen" — bedeutet: 30 Tage Zahlungsziel, aber 2% Rabatt bei schneller Zahlung.