Einheit 5 — Dokumente im Geschäftsalltag
Was du nach dieser Einheit weißt: Du kennst die wichtigsten Geschäftsdokumente (Belege), verstehst wer sie erstellt, wer sie empfängt und welche Informationen sie enthalten.
Warum Dokumente so wichtig sind
In Industrieunternehmen passiert fast nichts ohne ein Dokument. Jeder Geschäftsvorfall wird durch einen Beleg dokumentiert — das ist gesetzlich vorgeschrieben und heißt in der Buchhaltung „keine Buchung ohne Beleg".
Für Automatisierung sind Dokumente aus zwei Gründen zentral:
- Dokumente sind der Auslöser — Viele Prozesse starten wenn ein Dokument eintrifft (eine E-Mail mit einer Bestellung, ein PDF mit einer Rechnung).
- Dokumente sind das Ergebnis — Viele Prozesse erzeugen Dokumente (ein Angebot, ein Lieferschein, eine Rechnung).
Wer Dokumente automatisiert verarbeiten will, muss wissen welche es gibt und was drinsteht.
Die wichtigsten Dokumente im Überblick
Angebot (Quotation)
Erstellt von: Vertrieb Geht an: Kunde Zweck: „Das können wir liefern, zu diesem Preis."
Enthält: Artikelbezeichnung, Menge, Einzelpreis, Gesamtpreis, Lieferzeit, Zahlungsbedingungen, Gültigkeitsdauer.
Ein Angebot ist nicht bindend — der Kunde muss es nicht annehmen, und in den meisten Fällen kann der Anbieter es noch ändern.
Bestellung / Purchase Order (PO)
Erstellt von: Einkauf (oder Kunde, je nach Perspektive) Geht an: Lieferant Zweck: „Bitte liefere mir folgendes."
Enthält: Bestellnummer, Artikel, Mengen, Preise, Liefertermin, Lieferadresse, Zahlungsbedingungen.
Eine Bestellung ist rechtlich bindend — wenn der Lieferant sie annimmt, ist ein Kaufvertrag zustande gekommen.
Auftragsbestätigung (Order Confirmation)
Erstellt von: Vertrieb (oder Lieferant, je nach Perspektive) Geht an: Kunde (bzw. den Besteller) Zweck: „Wir haben deine Bestellung angenommen."
Enthält: Auftragsnummer, Bezug zur Bestellung, bestätigte Mengen, Preise und Liefertermine.
Wichtig: Wenn die Auftragsbestätigung von der Bestellung abweicht (anderer Preis, anderer Termin), muss der Besteller dem aktiv widersprechen — sonst gelten die Konditionen der Auftragsbestätigung.
Lieferschein (Delivery Note / Packing Slip)
Erstellt von: Lager / Versand Begleitet: die physische Lieferung Zweck: „Das liegt in diesem Paket / auf dieser Palette."
Enthält: Lieferscheinnummer, Bezug zum Auftrag, Artikelbezeichnung, gelieferte Menge, Lieferdatum.
Der Lieferschein enthält keine Preise — er dokumentiert nur was physisch geliefert wurde.
Rechnung (Invoice)
Erstellt von: Buchhaltung (des Verkäufers) Geht an: Kunde Zweck: „Bitte zahle diesen Betrag."
Enthält: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Bezug zu Auftrag und Lieferschein, Artikelbezeichnung, Menge, Einzelpreis, Nettobetrag, Umsatzsteuer, Bruttobetrag, Zahlungsziel, Bankverbindung, Steuernummer / USt-IdNr.
Die Rechnung ist das gesetzlich relevanteste Dokument im Vertriebsprozess. Sie muss bestimmte Pflichtangaben enthalten (gesetzlich geregelt in §14 UStG).
Gutschrift (Credit Note)
Erstellt von: Buchhaltung (des Verkäufers) Geht an: Kunde Zweck: „Wir erstatten dir diesen Betrag." (z. B. bei Reklamation, Rücksendung, Preisanpassung)
Enthält: Gutschriftsnummer, Bezug zur Originalrechnung, Betrag, Grund der Gutschrift.
Eine Gutschrift ist im Grunde eine „negative Rechnung" — sie reduziert die offene Forderung.
Zahlungsavis (Remittance Advice)
Erstellt von: Kunde (der Zahlende) Geht an: Lieferant (der Empfänger) Zweck: „Ich habe überwiesen, hier ist die Zuordnung."
Enthält: Welche Rechnungen mit welchen Beträgen bezahlt wurden.
Gerade bei Unternehmen die viele Rechnungen gleichzeitig bezahlen, ist das Zahlungsavis wichtig — sonst kann die Buchhaltung des Empfängers die Zahlung nicht den richtigen Rechnungen zuordnen.
Die Dokumentenkette
In einem vollständigen Vertriebsvorgang entsteht diese Kette:
Angebot → Bestellung → Auftragsbestätigung → Lieferschein → Rechnung → Zahlung
Jedes Dokument referenziert das vorherige — die Auftragsbestätigung nennt die Bestellnummer, die Rechnung nennt die Auftragsnummer und die Lieferscheinnummer. Diese Referenzen machen den Vorgang nachvollziehbar und sind bei der automatisierten Verarbeitung der Schlüssel zur Zuordnung.
Automatisierung und Dokumente
Die meisten Automatisierungen in Industrieunternehmen drehen sich um Dokumente:
| Aufgabe | Beispiel |
|---|---|
| Dokumente empfangen | E-Mails mit Bestellungen oder Rechnungen entgegennehmen |
| Dokumente klassifizieren | Ist das eine Rechnung, ein Lieferschein oder eine Reklamation? |
| Daten extrahieren | Rechnungsnummer, Betrag, Positionen aus einem PDF lesen |
| Daten abgleichen | Stimmt die Rechnung mit der Bestellung überein? |
| Dokumente erzeugen | Auftragsbestätigung oder Rechnung automatisch generieren |
| Dokumente verteilen | Rechnung per E-Mail an den Kunden senden |
Wenn du in den technischen Kursen lernst Dokumente zu kategorisieren (Kurs 2) oder Daten per API zu übertragen (Kurs 3), weißt du jetzt welche Dokumente das in der Praxis sind und warum es sie gibt.