Einheit 2 — Der Vertriebsprozess
Was du nach dieser Einheit weißt: Du kennst die einzelnen Schritte im Vertriebsprozess eines Industrieunternehmens — von der Kundenanfrage bis zur bezahlten Rechnung — und verstehst welche Daten und Dokumente dabei entstehen.
Warum der Vertriebsprozess?
Jeder kennt den Vertriebsprozess aus dem Alltag — du hast schon Dinge bestellt, Rechnungen erhalten und bezahlt. Im Industrieunternehmen funktioniert das im Prinzip genauso, nur formalisierter und mit mehr Dokumentation. Deshalb ist der Vertriebsprozess der beste Einstieg um Geschäftsprozesse zu verstehen.
Der Ablauf Schritt für Schritt
Schritt 1 — Die Anfrage
Ein Kunde (ein anderes Unternehmen, ein Händler oder eine Privatperson) meldet sich und fragt: „Könnt ihr mir 500 Stück von Bauteil X liefern? Was kostet das und wie lange dauert es?"
Das kommt als E-Mail, Telefonanruf, über ein Webformular oder manchmal per Fax. Im Vertrieb wird daraus eine Anfrage — der Startpunkt des gesamten Prozesses.
Schritt 2 — Das Angebot
Der Vertrieb prüft ob das Unternehmen das gewünschte Produkt liefern kann, zu welchem Preis und in welchem Zeitrahmen. Daraus entsteht ein Angebot — ein formelles Dokument mit:
- Kundenname und -adresse
- Artikelbezeichnung und -nummer
- Menge
- Einzelpreis und Gesamtpreis
- Lieferzeit
- Zahlungsbedingungen (z. B. „Zahlung innerhalb von 30 Tagen")
- Gültigkeitsdauer des Angebots
Das Angebot wird an den Kunden geschickt und hat eine Angebotsnummer — eine eindeutige Nummer, unter der das Angebot im System gespeichert ist.
Schritt 3 — Die Auftragsbestätigung
Der Kunde sagt: „Ja, ich bestelle." Er schickt eine Bestellung (oft auch Purchase Order oder PO genannt). Der Vertrieb erfasst daraufhin im eigenen System einen Auftrag (auch Kundenauftrag oder Sales Order) und schickt dem Kunden eine Auftragsbestätigung — ein Dokument das sagt: „Wir haben deine Bestellung angenommen, hier sind die vereinbarten Details."
Das ist ein häufiger Stolperstein: Eine Bestellung ist das was der Kunde schickt. Ein Auftrag ist das was im eigenen System erfasst wird. Beides beschreibt denselben Vorgang — aber aus unterschiedlicher Perspektive. Wenn du bei einem Lieferanten bestellst, erstellst du eine Bestellung. Wenn ein Kunde bei dir bestellt, erstellst du einen Auftrag.
Schritt 4 — Die Lieferung
Sobald die Ware produziert oder aus dem Lager geholt ist, wird sie verpackt und versendet. Dazu gehört ein Lieferschein — ein Dokument das auflistet was physisch geliefert wird:
- Auftragsnummer (Bezug zum Auftrag)
- Artikelbezeichnung und -nummer
- Gelieferte Menge
- Lieferadresse
- Datum
Der Lieferschein geht mit der Ware mit. Er ist der Beweis dafür was tatsächlich geliefert wurde.
Schritt 5 — Die Rechnung
Nach der Lieferung erstellt die Buchhaltung eine Rechnung (Invoice). Sie enthält:
- Rechnungsnummer
- Bezug auf Auftrag und Lieferschein
- Artikelbezeichnung, Menge, Einzelpreis
- Nettobetrag, Umsatzsteuer, Bruttobetrag
- Zahlungsziel (z. B. „zahlbar bis 15.05.2026")
- Bankverbindung
Die Rechnung ist das rechtlich verbindliche Dokument das den Kunden zur Zahlung verpflichtet.
Schritt 6 — Die Zahlung
Der Kunde überweist den Rechnungsbetrag. Die Buchhaltung prüft den Zahlungseingang und verbucht ihn. Damit ist der Vorgang abgeschlossen.
Wenn der Kunde nicht zahlt, folgt das Mahnwesen: Zahlungserinnerung → 1. Mahnung → 2. Mahnung → ggf. Inkasso.
Der Prozess als Gesamtbild
Anfrage → Angebot → Bestellung/Auftrag → Lieferung → Rechnung → Zahlung
Jeder Schritt erzeugt ein Dokument. Jedes Dokument hat eine Nummer. Die Nummern verweisen aufeinander — die Rechnung referenziert den Auftrag, der Auftrag referenziert das Angebot. Diese Kette von Bezügen ist wichtig, weil sie den gesamten Vorgang nachvollziehbar macht.
Wo sitzt das Automatisierungspotenzial?
In fast jedem Schritt:
- Anfrage: E-Mails automatisch kategorisieren und relevante Daten extrahieren
- Angebot: Artikelpreise und Lieferzeiten automatisch aus dem ERP ziehen
- Auftrag: Bestelldaten aus einem PDF automatisch ins System übernehmen
- Lieferschein: Automatisch generieren sobald die Ware kommissioniert ist
- Rechnung: Automatisch erstellen sobald der Lieferschein bestätigt ist
- Zahlung: Zahlungseingänge automatisch zuordnen und offene Posten aktualisieren
Wenn du später eine Automatisierung baust, liegt sie fast immer an einer dieser Stellen.
Zusammengefasst
| Schritt | Dokument | Erstellt von | Geht an |
|---|---|---|---|
| Anfrage | — (E-Mail, Anruf) | Kunde | Vertrieb |
| Angebot | Angebot | Vertrieb | Kunde |
| Bestellung | Bestellung | Kunde | Vertrieb |
| Auftragserfassung | Auftragsbestätigung | Vertrieb | Kunde |
| Lieferung | Lieferschein | Lager | Kunde |
| Abrechnung | Rechnung | Buchhaltung | Kunde |
| Zahlung | Zahlungsavis / Kontoauszug | Kunde | Buchhaltung |
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